5 gode råd til at implementere PIM i et overfyldt it-landskab

02. februar 2021

For et par år siden tog en af Immeos kunder den strategiske beslutning at investere i PIM- De ville samle og digitalisere al viden om deres produkter og understøtte den digitale kunderejse. De lykkedes med projektet og har i dag sammenhæng i data gennem hele deres værdikæde og tilbyder deres kunder en digital købsoplevelse.

Aleks Amundsen er for nylig udnævnt til Manager i Immeo og har stor erfaring med implementering af PIM systemer. Han giver her sit bud på hvordan man får success med at implementere PIM i et overfyldt it- landsskab.

Af: Aleks Amundsen, Manager, Immeo

Tværorganisatorisk samspil

Jeg var med som konsulent på den pågældende PIM-implementering og sidenhen på mange andre PIM-implementeringer i andre større internationale virksomheder. Kendetegnende for dem alle er, at de har rigtig mange it-systemer til at understøtte alle deres forretningsprocesser - ERP, DAM, CRM, marketing automation, websites, PLM osv. Når PIM således skal fungere som bindingsled mellem alle disse løsninger, kræver det samspil på tværs af organisationen, og tæt involvering af både IT og forretningen.

Arbejdet med vores kunder har givet mig indsigt i hvordan man bedst imødegår nogle af de udfordringer, som virksomhederne står overfor, når de ønsker at digitalisere deres produktdata. Jeg har sammensat fem gode råd, som kan være med til at sikre en nemmere proces for de virksomheder, som overvejer eller som står overfor en PIM-implementering og som har et omfattende landskab af it-systemer, som PIM skal passe ind i:

Hvad skal et PIM system egentlig gøre?

1. Få styr på scope

Analysefasen er derfor et vigtigt første skridt at få styr på for at afklare hvilket scope PIM skal have i virksomheden. Dette kan enten gøres internt eller ved at engagere med en ekstern konsulent.

Beslutningen om et PIM-system er ofte en strategisk beslutning om at blive mere konkurrencedygtig gennem digitalisering. Men hvilke udfordringer skal PIM skal reelt løse på et operationelt niveau? Formålet med PIM er jo at forenkle livet for dem, der arbejder med produktdata, så derfor skal de opgaver og processer, der skal afløses af PIM klart defineres.

Start småt og skalér

2. Arbejd agilt
Kør f.eks. et agilt set up, hvor I starter med integration til ét system, én website, én type produkter, ét marked etc. Brug de learnings, som I får, til at implementere næste marked, næste integration osv.

Lad være med at ændre alle processer og opgaver på én gang, men lav flere mindre udrulninger ud fra det definerede scope. På den måde kan I forbinde PIM med ét it-system eller en applikation ad gangen og se hvordan det performer, og derfra gå videre til næste opgave.

Lav et arkitektur roadmap for de næste to år

3. Hav en fælles vision
Ved at tilpasse systemarkitekturen i en fremtidig "to-be"-tilstand kan alle arbejde hen imod dette fælles mål og undgå at tage beslutninger i siloer. Ved at have en fælles vision undgår man teknisk gæld og kan accelerere hele virksomheden hen mod en forbedret digital oplevelse.

Hvis man ved, hvilke systemer der skal beriges med PIM-data i fremtiden, kan det give en idé om, hvilke datakilder der også er nødvendige for at understøtte denne proces. Hvis I f.eks. allerede nu ved, at jeres PIM-system på sigt skal tilkobles jeres forhandlers ERP-systemer, så tag det med i jeres planlægning.

Ingen kan lide forandringer

4. Nøglen til succes

Der vil altid være nogen, som synes at det nuværende set-up fungerer fint og som vil udvise modstand mod forandringer. Men hvis kan du identificere dem fra starten, finde ud af hvorfor de viser modstand og hvilke behov de har, ja så har du en større chance for at få dem vendt.

Her er de produktansvarlige nøglen til succes. For de personer, der skal være med til at bære forandringen ud i en virksomhed, er ikke IT, men forretningen - og dermed dem der kender produkterne. Det kan f.eks være en e-commerce specialist, der har erfaring med virksomhedens produkter og som kan understøtte forandringsprocessen ved at opnå buy-in fra interne stakeholders og dermed i sidste ende kunderne

Det er altid en udfordring at indføre nye arbejdsgange, ændre processer og oprette nye opgaver i en organisation. Det er derfor vigtigt at have en plan for at håndtere hele ”Change” processen i forbindelse med implementeringen af et PIM-system.

Afsæt ressourcer

5. Find en PIM-administrator
Det kan være en, som allerede er i organisationen eller det kan være en, der skal hentes udefra. Det er dog ekstremt vigtigt, at personen har en bredere viden end bare PIM-processerne. Kun når de ved hvordan organisationen fungerer som helhed, kan de virkelig få succes med at få PIM rullet ud.

Der hvor vi ser at den mest effektive forhandlingsproces finder sted, er i de virksomheder hvor der er en eller flere PIM-administratorer, som er ansvarlige for givne produktområder. På den måde er der altid min. én person, der varetager, at PIM fungerer optimalt på det givne område.

Hvor Change Management hjælper til at understøtte nye arbejdsgange, så kræver det specifik viden og forståelse for PIM for at det virkelig fungerer. Der skal være en i spidsen for den forandringsproces, som PIM kræver og derfor er en dedikeret PIM-ressource et must.

Komplet systemlandskab

Den kunde, jeg nævnte indledningsvis, havde et “crowded systemlandskab” som PIM skulle spille sammen med. De er en stor, kompleks og global organisation med et enormt produktkatalog og bruger ERP, DAM, PLM, diverse websites og applikationer til at understøtte printproduktion m.m. Men netop fordi de var opmærksomme på de fem ovennævnte områder, har de i dag en PIM-løsning, som gør dem i stand til at kombinere det kommercielle, kundeorienterede produktsortiment med hele deres bagvedliggende set-up af produktionsenheder og -systemer og logistik.

Vil du vide mere?

Hvis du vil vide mere om hvordan Immeo kan understøtte udrulning af PIM i din virksomhed - fra analyse til implementering til videre drift, så læs mere om PIM her.

Aleks er Manager, og har været ansat i Immeo siden 2015, hvor han arbejder med projektledelse, løsningsdesign og arkitekturopgaver. Han forstår at konvertere teknisk funktionalitet til forretningsværdi på både kort og langt sigt.

Aleks har stor erfaring med implementering af PIM-systemer (Product Information Information) inden for et .NET-udviklingsmiljø og integrationer med flere Azure cloud-teknologier. Nogle af disse projekter har været kendetegnet ved komplekse produktmodeller, mens andre har udfordret på infrastruktur og integrationer. En rød tråd på tværs af alle projekterne er Aleks’ skarpe fokus på at understøtte nye forenklede måder at arbejde på, der understøtter problemfri forretningsprocesser.