Fra datasiloer til smartere beslutninger i det offentlige

Offentlige forvaltninger og myndigheder i hele landet kæmper med en fælles udfordring: data er spredt på tværs af systemer, fagsiloer og organisatoriske grænser.

Af Mads Terp
Principal, Immeo

Når sagsbehandlere, økonomiansvarlige og strategiske beslutningstagere skal træffe vigtige valg, sker det ofte på baggrund af fragmenterede oplysninger – eller i værste fald forældede data.

Det skaber unødige flaskehalse, forsinkelser – og i sidste ende usikkerhed i beslutningsgrundlaget.

Men der er håb. Og det handler ikke nødvendigvis om at tænke større – tværtimod.

Små skridt frem for store hop

Et centralt perspektiv fra årets Offdig-konference var behovet for at nedbryde de store og ofte komplekse digitaliseringsinitiativer i mindre, mere konkrete leverancer. Når udbud splittes op i overskuelige opgaver, skabes fleksibilitet for både leverandører og myndigheder – og ikke mindst bedre mulighed for at skabe hurtige resultater såsom at kunne gå fra idé til løsning på under seks måneder.

Ved at nuancere leverandørbilledet og flytte fokus fra en traditionel vandfaldstilgang til en mere agil måde at operere på, åbner det op for en helt anden måde at tænke både samarbejde, fremdrift og værdi på.

I stedet for at låse sig fast i et langstrakt og lineært forløb, hvor kravene defineres én gang og derefter eksekveres uden plads til læring eller justering, giver den agile tilgang mulighed for at arbejde mere iterativt, tættere på brugerne og med langt større fleksibilitet undervejs.

Det er en spændende tanke og måske også en nødvendig kursændring i en offentlig sektor, hvor langsigtede strategier risikerer at blive overhalet af virkeligheden.

Hvordan kan agil tilgang være en fordel for offentlige it-digitaliseringsprojekter?

Agil tilgang muliggør hyppige leverancer og hurtigere gevinstrealisering. I stedet for at vente flere år på at se resultatet af et projekt, kan offentlige organisationer begynde at høste værdi efter få måneder.

Behov ændrer sig – særligt i komplekse og politisk styrede organisationer. Agil udvikling tillader justeringer og læring undervejs, så løsningen løbende formes af ny viden og ændrede krav.

Gennem hyppige tests, feedback-loops og samarbejde med brugerne sikres det, at løsningen faktisk løser de problemer, den er sat i verden for. Det mindsker risikoen for fejlslagne investeringer og manglende adoption.

Når man samtidig nedbryder store udbud i mindre opgaver, skaber det mulighed for, at flere – og mere specialiserede – leverandører kan byde ind. Det kan både øge kvaliteten og fremme innovation.

Agil tilgang bryder siloer – både organisatorisk og teknologisk. Det tvinger til dialog på tværs af forvaltning, fagenheder og teknik – og skaber bedre sammenhæng mellem strategi og eksekvering.

Selvbetjening med mening og gennemsigtighed

Et andet behov, der fylder hos både borgere og medarbejdere, er bedre og mere intuitive selvbetjeningsløsninger. Eksempler som “Kig i egen sag”, hvor borgere får mulighed for at se, hvem der har haft adgang til deres data, peger i retning af en ny standard for gennemsigtighed og datatilgængelighed.

Hos Immeo arbejder vi med netop den type løsninger, der bygger bro mellem brugernes behov og de komplekse systemer, der ligger bag.

Selvom EWII er et forsyningsselskab og ikke en offentlig myndighed, er deres strategi for at bryde datasiloer en relevant læring for det offentlige.

Ved at definere en målarkitektur, der vil gøre det muligt at udnytte data til at kunne skabe personaliserede og sammenhængende kundeoplevelser, har vi hjulpet EWII med at skabe en sammenhængende og stærk digital bruger- og kundeoplevelse på tværs af de forskellige forsyningsarter.

I dag har både de private og erhvervsrettede selvbetjeningsportaler fået et visuelt løft, er langt hurtigere at logge ind på og er blevet mere overskuelig. Nu kan privat- og erhvervskunder med flere forskellige produkter tilgå et samlet overblik over deres forbrug inde på startsiden.

EWIIs medarbejdere kan få realtidsindsigt i kundernes samlede forbrug, skræddersy kommunikation baseret på præcise data og dermed sikre mere målrettet kundeservice.

Når data arbejder sammen – og for dig

Mange kommuner bruger i dag alt for meget tid på manuelle opgaver og validering af data på tværs af systemer. Det forlænger sagsbehandlingstider og forringer beslutningsgrundlaget. Ved at koble systemer og strømline datatilgængelighed kan vi ændre det billede.

Vi ser det allerede i private virksomheder. Sammen med Deloitte har vi udviklet applikationen FACT, som har reduceret manuelle processer med op til 25 %. Den samme tilgang – hvor vi automatiserer, integrerer og frigør tid – kan med fordel anvendes i den offentlige sektor.

Resultatet var færre fejl og bedre økonomisk overblik – en model, der kan skaleres til den offentlige sektor, hvor der er tilsvarende manuel sagsbehandling og databehandling. Her ligger der et væsentligt potentiale i at optimere sagsbehandling og frigøre tid til at øge præcisionen i afgørelser - så rådgivere og konsulenter får flere ressourcer til det som den enkelte borger har brug for.

Offentlige organisationer, der investerer i integrerede datafundamenter og smarte dataflows, kan reducere dobbeltarbejde, minimere fejl og frigøre tid til de kerneopgaver, der skaber værdi for borgere og virksomheder.

Vejen frem: Modularitet og skalerbarhed

Digital transformation i det offentlige behøver ikke være et alt-eller-intet-projekt. Tværtimod. Ved at tænke i mindre, modulære initiativer kan man bygge forandring med både fremdrift og fleksibilitet – uden at gå på kompromis med governance, sikkerhed og kvalitet.

Ved at lære af eksisterende løsninger fra den private sektor kan myndigheder tage de næste skridt mod en mere effektiv, transparent og fremtidssikret digital infrastruktur.

Data skal arbejde for den offentlige sektor – ikke omvendt. Hos Immeo hjælper vi offentlige organisationer med at skabe en sammenhængende dataarkitektur, der fjerner siloer og giver bedre beslutningsgrundlag, og som i sidste ende omsætter data til reel værdi for borgere og medarbejdere.